Hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu câu trả lời chi tiết

Từ tháng 5/2011, hóa đơn điện tử (HĐĐT) chính thức được sử dụng trong các công ty doanh nghiệp Việt. Đây là hình thức hóa đơn mới, có nhiều ưu điểm vượt trội so với các hóa đơn truyền thống đã được sử dụng trước đây. Vậy thực ra, HĐĐT là gì? Ưu điểm vượt trội và những thông tin chi tiết về loại hóa đơn này như thế nào? Theo dõi bài viết sau đây để tìm ra câu trả lời.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?

Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, dần thay thế hóa đơn truyền thống
Hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến hiện nay, dần thay thế hóa đơn truyền thống

HĐĐT được hiểu là các thông điệp dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ, … Các thông điệp này được khởi tạo, lập ra, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn này khi xây dựng phải thực hiện theo nguyên tắc số hóa đơn được xây dựng liên tục. Bên cạnh đó, trình tự theo thời gian và mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần cũng cần được đảm bảo.

Các loại HĐĐT phổ biến hiện nay có thể kể tới như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, … Một điều bạn nên lưu ý là những hóa đơn được lập trên giấy nhưng sau đó, được xử lý, lưu trữ và truyền đi bằng các phương tiện điện tử vẫn không được xem là một HĐĐT.

Trên mỗi hóa đơn điện tử, các thông tin sau được hiển thị:

Các thông tin cụ thể của một HĐĐT
Các thông tin cụ thể của một HĐĐT

Trên mỗi HĐĐT sẽ có nhiều thông tin được thể hiện. Chúng sẽ cho bạn biết hàng hóa, người bán, người mua và tổng số tiền cần phải thanh toán tương tự như một hóa đơn giấy truyền thống.

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và các ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin cá nhân của người bán: tên, địa chỉ và mã số thuế
  • Thông tin cá nhân của người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế
  • Thông tin của hàng hóa, dịch vụ như: số lượng mua, đơn giá, thành tiền, …
  • Chữ ký điện tử

Ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử

So với hóa đơn truyền thống thì hóa đơn điện tử sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn
So với hóa đơn truyền thống thì hóa đơn điện tử sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội hơn

HĐĐT được lập, gửi và thực hiện mọi thay đổi hay quản lý trên các phương tiện điện tử. Bởi vậy, chắc chắn so với các hóa đơn thông thường, chúng có ưu điểm vượt trội hơn hẳn là tiết kiệm chi phí in, gửi, bảo quản và lưu trữ. Đặc biệt, các dữ liệu này được bảo mật cao cấp và lưu trữ mãi mãi.

Ngoài ra, với những hóa đơn này, bạn sẽ dễ dàng tìm lại nhờ tên hóa đơn, số thứ tự hay ký hiệu. Việc hạch toán thuế, đối chiếu hay so sánh dữ liệu được thực hiện nhanh chóng và giảm bớt áp lực cho các nhân viên kế toán.

Việc lập, nhận và gửi hóa đơn bằng các phương tiện điện tử cũng đẩy nhanh tiến độ công việc cho công ty, doanh nghiệp. Nếu như trước đây, bạn có thể mất tới 1 – 2 ngày thậm chí cả tuần cho một công việc này thì giờ đây, gửi hay nhận hóa đơn đều chỉ mất khoảng vài giây.

Sử dụng HĐĐT cũng giúp bạn giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn sẽ được trình bày rõ ràng, không sợ bị nhàu nát. Ngoài ra, việc cập nhật chúng lên phần mềm kế toán cũng được hỗ trợ tối đa.

Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về hóa đơn điện tử, các thông số được hiển thị cùng ưu điểm vượt trội của hóa đơn này. Hãy sử dụng ngay HĐĐT từ hôm nay để cảm nhận được sự tiện lợi, chất lượng và bắt kịp xu hướng của các công ty, doanh nghiệp kinh doanh hiện nay.